Registo Central do Beneficiário Efetivo alterado - Tramitação, exclusões e acesso com novidades - Primeredit

Através da Lei n.º 58/2020, de 31 de agosto, o Regime Jurídico do Registo Central do Beneficiário Efetivo (RCBE) foi alterado e republicado, no âmbito do diploma que transpõe a Diretiva relativa à prevenção da utilização do sistema financeiro para efeitos de branqueamento de capitais ou de financiamento do terrorismo (BC/FT).

Várias regras na tramitação das obrigações de registo mudam; na sua maioria, entram em vigor a 1 de dezembro. Algumas terão efeitos que retroagem à data em que o regime do Beneficiário Efetivo entrou em vigor, a 19 de novembro de 2017.

São alteradas regras na obrigação de informação. Desde logo, as consequências emergentes do incumprimento das obrigações declarativas no Regime Jurídico do RCBE apenas relevam quanto a contratos, atos ou procedimentos celebrados, praticados ou concluídos a partir da data fixada por portaria dos membros do Governo responsáveis pelas áreas das finanças e da justiça para a consulta eletrónica ao RCBE.

Devem informar a sociedade de todos os elementos necessários para a elaboração do registo de beneficiário efetivo: os sócios, as pessoas singulares que detêm a propriedade das participações sociais, e quem, por qualquer forma, detenha o controlo efetivo de uma sociedade comercial.

Sempre que ocorra alteração à informação fornecida, devem as pessoas referenciadas proceder à sua atualização no prazo de 15 dias a contar da data da alteração, mais cinco dias do que se previa. Sempre que a sociedade tome conhecimento da alteração, e decorrido o prazo fixado, pode notificar as pessoas referidas para, no prazo de 10 dias, procederem à atualização dos seus elementos de identificação.

Mantém-se a amortização das respetivas participações sociais por incumprimento injustificado dever de informação.

Registo central do beneficiário efetivo

Exclusões da aplicação do RCBE

Excluem-se expressamente do âmbito de aplicação do RCBE (com efeitos desde novembro de 2017):

as ordens profissionais;
as massas insolventes;
as heranças jacentes; e
as representações permanentes (NOVO) das sociedades com ações admitidas à negociação em mercado regulamentado, sujeitas a requisitos de divulgação de informações consentâneos com o direito da União Europeia ou sujeitas a normas internacionais equivalentes, que garantam suficiente transparência das informações relativas à titularidade das ações.

Os condomínios continuam excluídos, mas com alterações.

Assim, a partir de 1 de dezembro deste ano, os condomínios, quanto a edifícios ou a conjuntos de edifícios em propriedade horizontal cujo valor patrimonial global, incluindo as partes comuns e tal como determinado nos termos das normas tributárias aplicáveis, não exceda o montante de 2 000 000 €, ou excedendo (NOVO), não seja detida uma permilagem superior a 50% por um único titular, por contitulares ou por pessoa ou pessoas singulares que, de acordo com os índices e critérios de controlo previstos na Lei anti branqueamento, se devam considerar seus beneficiários efetivos. Portanto, continuam excluídos do RCBE se exceder os 2 000 000 €, desde que um único titular não detenha uma permilagem superior a 50%.

Sujeição ao RCBE

Sempre que estejam estabelecidas ou residam em Portugal, passam a estar sujeitas ao RCBE os fundos fiduciários e os outros centros de interesses coletivos sem personalidade jurídica quando:

as pessoas estabeleçam relações de negócio ou realizem transações ocasionais com entidades obrigadas no âmbito da lei anti branqueamento;
o administrador fiduciário, o responsável legal pela respetiva gestão ou a pessoa ou entidade que ocupe posição similar, atue em qualquer dessas qualidades, estabeleça relações de negócio ou realize transações ocasionais com entidades obrigadas âmbito da lei anti branqueamento.

Quando um fundo fiduciário, ou centro de interesses coletivos sem personalidade jurídica similar não residente em Portugal, efetue a declaração de beneficiário efetivo em registo equivalente noutro Estado-Membro, pode invocar esse registo como dispensa de sujeição ao RCBE.

Nesse caso a prova faz-se por exibição de certidão de registo, ou, quando as condições técnicas o permitirem, por consulta direta à informação do registo do Estado-Membro detentor da informação.

Consideram-se análogos a fundos fiduciários (trusts), os entes coletivos que apresentem, pelo menos, as seguintes características:

Os bens constituem um património separado e não integram o património do seu administrador;
O administrador ou quem represente o ente coletivo figura como titular dos bens; e
O administrador está sujeito à obrigação de administrar, gerir ou dispor dos bens e, sendo o caso, prestar contas, nos termos das regras que regulam o ente coletivo.

Verificar legitimidade para declarar

A legitimidade para fazer a declaração sobre os beneficiários efetivos, pode, sempre que possível, ser verificada automaticamente por recurso à informação contida nas bases de dados que disponham de informação relevante para o efeito.

Será definido por protocolo celebrado entre o IRN, IP, e a entidade responsável pelo tratamento de dados, quando se trate de bases de dados externa àquele Instituto, o qual é sujeito a apreciação prévia da Comissão Nacional de Proteção de Dados.

Representação

A declaração sobre os beneficiários efetivos pode ainda ser efetuada por advogados, notários, solicitadores e contabilistas certificados, cujos poderes de representação se presumem.

Foi revogada a representação por contabilistas certificados, em decorrência da declaração de início de atividade ou associada à entrega da Informação Empresarial Simplificada.

Esta alteração tem efeitos que retroagem a 19 de novembro de 2017.

Conteúdo da declaração

Vária informação constante do RCBE pode, sempre que possível, ser recolhida automaticamente por recurso à informação já contida nas bases de dados da Administração Pública.

Será definir por protocolo entre o IRN, IP, e a entidade responsável pelo tratamento de dados, quando se trate de base de dados externa àquele Instituto, que será sujeito a apreciação prévia da Comissão Nacional de Proteção de Dados.

A informação recolhida estará automaticamente sujeita a confirmação pelo declarante quando necessário.

Dados recolhidos na declaração

A informação sobre o beneficiário efetivo, bem como sobre os beneficiários e respetivos substitutos, e sobre qualquer outra pessoa singular que exerça o controlo efetivo inclui sempre as circunstâncias indiciadoras dessa qualidade e do interesse económico detido, devendo ser indicada, nos casos aplicáveis, a cadeia de controlo com identificação das entidades que a compõem.

A informação sobre as circunstâncias indiciadoras da qualidade de beneficiário efetivo e o interesse económico detido deve incluir a respetiva fonte, mediante a indicação da base de dados da Administração Pública, designadamente, a do registo comercial ou, quando tal não seja possível, por junção de documento bastante.

Forma da declaração

A obrigação de declaração é cumprida através do preenchimento e submissão de um formulário eletrónico, nos termos a definir por portaria dos membros do Governo responsáveis pelas áreas das finanças e da justiça.

A declaração do beneficiário efetivo pode ser efetuada num serviço de registo, mediante o preenchimento eletrónico assistido, nos casos e termos a definir pela mesma portaria.

Momento da declaração inicial

Sem prejuízo de casos especialmente previstos no regime, a declaração inicial do beneficiário efetivo é efetuada na sequência do registo de constituição da pessoa coletiva ou da primeira inscrição no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas, consoante se trate ou não de entidade sujeita a registo comercial, no prazo de 30 dias (NOVO).

Quando uma entidade que se encontre originariamente excluída do dever de declaração do beneficiário efetivo fique sujeita ao cumprimento desse dever, nomeadamente em virtude de qualquer ocorrência que altere as situações de exclusão, deve proceder à declaração do beneficiário efetivo no mais curto prazo possível, sem nunca exceder 30 dias, contados a partir da data do facto que determina a sujeição ao RCBE.

No que respeita à declaração inicial quanto a fundos fiduciários ou a centros de interesses coletivos sem personalidade jurídica, as entidades obrigadas fazem depender, consoante os casos, o estabelecimento ou o prosseguimento da relação de negócio ou a realização da transação ocasional do cumprimento da obrigação declarativa inicial. Este cumprimento é verificado mediante consulta eletrónica ao RCBE. Sempre que não seja comprovado o cumprimento da obrigação no prazo de 10 dias, deve fazer uma comunicação de inexatidão ou desconformidade ao RCBE.

Atualização da informação

A informação constante do RCBE deve ser atualizada no mais curto prazo possível, sem nunca exceder 30 dias, contados a partir da data do facto que determina a alteração.

Sempre que possível, pode ser atualizada automaticamente com base na informação já contida nas bases de dados da Administração Pública (mediante protocolo entre o IRN e a entidade responsável pelo tratamento de dados).

A entidade sujeita ao RCBE só pode ser voluntariamente extinta ou dissolvida após atualização da informação constante do RCBE ou confirmação da sua atualidade.

Confirmação anual da informação

A confirmação da exatidão, suficiência e atualidade da informação constante do RCBE é feita através de declaração anual, a fazer até ao dia 31 de dezembro e não 15 de julho como se previa.

As entidades que devam apresentar a Informação Empresarial Simplificada podem efetuar a confirmação da exatidão, suficiência e atualidade da informação constante do RCBE aquando daquela apresentação.

A confirmação anual é dispensada sempre que a entidade tenha, em momento anterior do mesmo ano civil, efetuado uma atualização da informação e não tenha ocorrido facto que determine a alteração da informação constante do RCBE.

Validação da declaração

A declaração apenas se considera validamente apresentada quando respeite a entidade sujeita ao RCBE, contenha todos os dados de preenchimento obrigatório, a informação respeite ao NIPC, NIF ou número equivalente da entidade, e seja efetuada por quem tenha legitimidade ou poderes de representação.

A falta de algum dos requisitos referidos determina a rejeição da declaração, devendo o declarante, a entidade e cada uma das pessoas indicadas como beneficiário efetivo ser notificados desse facto.

Estas regras têm efeitos que retroagem a 19 de novembro de 2017.

A notificação referida, bem como as comunicações subsequentes, são efetuadas nos termos a definir em portaria dos ministros das finanças e da justiça.

Informação pública

É disponibilizada publicamente, em página eletrónica, a seguinte informação sobre os beneficiários efetivos das entidades que estejam sujeitas ao RCBE:

relativamente à entidade, o NIPC ou o NIF atribuído em Portugal pelas autoridades competentes e, tratando-se de entidade estrangeira, o NIF emitido pela autoridade competente da respetiva jurisdição, a firma ou denominação, a natureza jurídica, a sede, o CAE, o identificador único de entidades jurídicas (Legal Entity Identifier), quando aplicável, e o endereço eletrónico institucional;
relativamente aos beneficiários efetivos, o nome, o mês e o ano do nascimento, a nacionalidade, o país da residência e o interesse económico detido.

Contudo, o acesso ao RCBE deixa de poder ser efetuado pelo NIPC ou NIF. A disponibilização online e os critérios de pesquisa da informação do RCBE, vão ser regulados em portaria dos ministros das finanças e da justiça.

Incumprimento das obrigações declarativas

A comprovação do cumprimento das obrigações declarativas efetua-se mediante consulta eletrónica ao RCBE e continua a ser condição para:

distribuir lucros do exercício ou fazer adiantamentos sobre lucros no decurso do exercício;
celebrar contratos de fornecimentos, empreitadas de obras públicas ou aquisição de serviços e bens com o Estado, regiões autónomas, institutos públicos, autarquias locais e instituições particulares de solidariedade social maioritariamente financiadas pelo Orçamento do Estado, bem como renovar o prazo dos contratos já existentes;
concorrer à concessão de serviços públicos;
admitir à negociação em mercado regulamentado instrumentos financeiros representativos do seu capital social ou nele convertíveis;
lançar ofertas públicas de distribuição de quaisquer instrumentos financeiros por si emitidos;
beneficiar dos apoios de fundos europeus estruturais e de investimento e públicos;
intervir como parte em qualquer negócio que tenha por objeto a transmissão da propriedade, a título oneroso ou gratuito, ou a constituição, aquisição ou alienação de quaisquer outros direitos reais de gozo ou de garantia sobre quaisquer bens imóveis.

Custos do acesso ao RCBE

As novas regras sobre os encargos com o cumprimento da obrigação declarativa e o acesso à informação do RCBE têm efeitos desde 19 de novembro de 2017.

O acesso à informação do RCBE para informação pública, por entidades obrigadas e pelas autoridades competentes, é em regra gratuito.

Não é gratuito quando requeira um tratamento informático especial, designadamente de desenvolvimento ou de manutenção de mecanismos de interoperabilidade entre o sistema de informação de suporte ao RCBE e os sistemas de informação das autoridades competentes.

O acesso à informação para fins diversos dos acima referidos, nomeadamente para fins históricos, estatísticos, científicos ou de investigação, pode ser disponibilizado nos termos de protocolo com o IRN.

Os encargos respeitantes ao RCBE são previstos no Regulamento Emolumentar dos Registos.

Restrições especiais de acesso à informação sobre o beneficiário efetivo

O acesso à informação sobre o beneficiário efetivo pode ser total ou parcialmente limitado se o beneficiário efetivo for menor ou incapaz, bem quando se verifique que a sua divulgação é suscetível de expor a pessoa assim identificada ao risco de fraude, rapto, extorsão, ou outras formas de violência ou intimidação, e também de ameaça, coação ou perseguição.

A limitação no acesso à informação não é aplicável, a instituições de crédito e sociedades financeiras, no cumprimento dos deveres preventivos previstos na Lei Anti Branqueamento – que já se previa – mas também a outros prestadores de serviços de pagamento e sociedades financeiras.

A partir de 1 de dezembro a tramitação do procedimento destes pedidos de acesso ou da desistência dos mesmos irá ser regulada pelo Governo.